Cómo controlar los vencimientos de una farmacia

En una farmacia, un producto vencido cuesta dos veces: la plata que se pagó y no se va a recuperar, y el riesgo de que alguien lo dispense por error.

Lo primero es evitable casi por completo, porque un vencimiento no es una sorpresa: se sabe desde el día que el producto entró. Lo que falla no es la información, es el momento en que se la mira.

El error de base: mirar el vencimiento cuando ya está cerca

Cuando un producto está a treinta días de vencer, las opciones son pocas y todas malas: rematarlo, regalarlo o perderlo. La ventana donde todavía se puede hacer algo útil es entre tres y seis meses antes.

Ahí sí se puede rotar hacia otra sucursal, devolverlo al droguero, ofrecerlo al público con una acción puntual o, simplemente, dejar de comprar más.

Por eso el control no es una revisión de lo que está por vencer: es una revisión de lo que va a vencer.

Lo que hay que registrar de cada entrada

Sin esto, ningún control funciona:

• Lote y vencimiento por unidad recibida, no por producto. El mismo medicamento en la góndola puede tener tres lotes con tres fechas.
• Cantidad, droguería y fecha de recepción.
• Condición de devolución: qué acepta cada droguería, con cuánta anticipación y en qué condiciones. Es un dato que cambia de proveedor a proveedor y que después define si se recupera la plata o no.

Registrar el lote es lo que más se resiste porque hace más lento el ingreso de mercadería. Pero es lo que después permite tanto el control de vencimientos como el retiro de un lote cuando se emite una alerta sanitaria — y esa segunda razón, sola, ya lo justifica.

Una rutina en tres tiempos

Cada semana: la lista de los próximos seis meses. Ordenada por fecha, con el stock de cada lote. Es una lista corta y se revisa en minutos.

Cada mes: decidir sobre lo que está entre tres y seis meses. Para cada uno hay cuatro caminos: devolver al droguero, mover a otra sucursal, empujar la venta, o no reponer. La peor decisión es no tomar ninguna.

Cada trimestre: revisar qué se venció igual. Es la lista que enseña. Casi siempre muestra un patrón: un proveedor que entrega con poca vida útil, un producto que se compra de más, una compra por bonificación que no se iba a vender nunca.

El primero que vence es el primero que sale

Al reponer góndola, adelante va el lote de vencimiento más cercano. Es la regla básica y la que más se saltea, porque lo natural al reponer es poner lo nuevo adelante — que es exactamente al revés.

Cuando entra un lote con vencimiento más corto que el que ya está en góndola —pasa más seguido de lo que parece—, conviene marcarlo, porque rompe el orden que uno supone.

La compra es donde se genera el problema

Casi todo el vencimiento se origina meses antes, en la compra:

• La bonificación que no se va a vender. Doce unidades por el precio de diez es negocio solo si se venden doce. Si se venden seis, se pagaron diez para tirar seis.
• Comprar sin mirar la rotación. El dato que importa no es cuánto stock hay, es cuántos meses de venta representa. Ocho unidades de algo que sale una por mes son ocho meses de stock.
• Aceptar mercadería con poca vida útil. Vale la pena fijar un mínimo al recibir y rechazar lo que no llega.

Qué mirar por mes

• Cuánto se perdió por vencimiento, en plata y como porcentaje de la compra.
• Cuánto se recuperó devolviendo al droguero.
• Cuántos productos tienen más de seis meses de stock: son los candidatos a vencer del trimestre que viene.

Resumen

1. Registrar lote y vencimiento en cada entrada, no solo el producto.
2. Actuar entre tres y seis meses antes, no en el último mes.
3. Lista semanal, decisiones mensuales, revisión trimestral de lo que falló.
4. Reponer adelante lo que vence primero, y marcar los lotes fuera de orden.
5. Conocer la política de devolución de cada droguería.
6. Revisar la compra: la bonificación y el exceso de stock son el origen.