Cómo calcular el costo por kilómetro en una empresa de transporte

En transporte de cargas, la mayoría de las cotizaciones se hacen por referencia: lo que se cobró la vez pasada, lo que cobra el de al lado, o lo que el cliente está dispuesto a pagar.

Eso funciona mientras el mercado acompaña. Cuando los costos se mueven —y en transporte se mueven seguido— la empresa puede estar trabajando a pérdida en algunos viajes durante meses sin notarlo, porque el resultado global lo tapan los viajes buenos.

Saber el costo por kilómetro es lo que permite ver viaje por viaje.

Separar lo fijo de lo variable

Es la distinción que ordena todo el cálculo.

Costos fijos: se pagan aunque el camión no salga.

• Amortización de la unidad y del acoplado
• Seguros
• Patente e impuestos
• Sueldo del chofer y sus cargas, si es fijo
• Estructura: oficina, administración, contador, sistemas
• Financiación, si la unidad está en cuotas
• Habilitaciones y revisiones

Costos variables: dependen de cuánto se rueda.

• Combustible
• Neumáticos, prorrateados por su vida útil en kilómetros
• Aceites, filtros y mantenimiento programado
• Reparaciones, promediadas
• Peajes
• Viáticos del chofer

El cálculo

El variable por kilómetro sale directo: para cada rubro, el gasto dividido los kilómetros que cubre. Un juego de cubiertas que cuesta cierto monto y rinde 80.000 km aporta esa división a cada kilómetro.

El fijo por kilómetro depende de cuántos kilómetros haga la unidad en el período. Y acá está la trampa: el fijo por kilómetro no es una constante. Si la unidad hace 10.000 km en el mes, los fijos se reparten en 10.000; si hace 6.000, el costo por kilómetro sube casi un 70%.

Por eso hay que calcularlo con los kilómetros que la unidad hace realmente, no con los que podría hacer.

Sumados, dan el costo por kilómetro. Sobre eso va el margen.

El retorno vacío es la mitad del negocio

Un viaje de 500 km que vuelve vacío recorre 1.000 km y factura 500. El costo real de ese flete es el de los 1.000.

Cotizar sobre los kilómetros cargados es el error más caro del rubro, y el más frecuente en empresas chicas.

De ahí que conseguir carga de retorno cambie por completo la rentabilidad: no es “un ingreso extra”, es lo que convierte un viaje apenas rentable en uno bueno. Vale la pena medir el porcentaje de kilómetros con carga sobre el total: es uno de los números más importantes de la operación.

Lo que también cuesta y no se cuenta

• El tiempo de espera para cargar y descargar. El camión y el chofer están ocupados y no facturan. Si es habitual con un cliente, tiene que estar en el precio.
• Los días en el taller. Una unidad parada sigue generando fijos.
• El viaje vacío de reposicionamiento, cuando hay que ir a buscar la carga a otro lado.

Costo por viaje o por kilómetro

El costo por kilómetro sirve para comparar y para cotizar rápido. Para decidir si un flete conviene, mejor mirar el viaje completo:

Kilómetros totales (ida más retorno, cargado o no) × costo por kilómetro, más peajes reales del recorrido, viáticos y espera estimada. Contra eso, la tarifa. Ahí se ve si deja o no deja.

Hacer esa cuenta para los diez clientes principales suele revelar que uno o dos están por debajo del costo, y llevan años así.

Qué revisar cada mes

• Costo por kilómetro por unidad. Distinto entre unidades: una vieja consume más y rompe más.
• Kilómetros recorridos por unidad. Si bajan, el fijo por kilómetro sube y las tarifas quedan desactualizadas.
• Porcentaje de kilómetros con carga.
• Consumo de combustible por unidad, que es el primer aviso de un problema mecánico o de un desvío.
• Rentabilidad por cliente y por ruta, no solo facturación.

Resumen

1. Separar costos fijos de variables.
2. El fijo por kilómetro depende de los kilómetros reales del período.
3. Cotizar sobre los kilómetros totales, incluyendo el retorno vacío.
4. Contar la espera de carga y descarga y los días en taller.
5. Decidir por viaje completo, no por tarifa por kilómetro.
6. Medir rentabilidad por cliente y por ruta.