Qué mirar antes de contratar un software para tu centro de estética

Todos los sistemas del rubro muestran lo mismo en la demostración: una agenda linda, fichas de clientas, recordatorios automáticos. Las diferencias importantes no se ven ahí — aparecen al tercer mes, cuando ya hay datos cargados y cambiar cuesta.

Estas son las preguntas que conviene hacer antes de firmar.

1. ¿Puedo sacar mis datos si me quiero ir?

Es la primera y la más importante, y casi nadie la hace.

Las fichas de las clientas, el histórico de tratamientos y los datos de contacto son del centro. Conviene confirmar que se pueden exportar en un formato abierto —Excel o CSV—, cuándo, y sin pedir permiso.

Si la respuesta es vaga, ya es una respuesta: significa que a los dos años el costo de irse va a ser perder el historial completo. Un sistema del que se puede salir es un sistema que tiene que seguir mereciendo el pago todos los meses.

2. ¿Cuánto cuesta de verdad?

El precio de la portada suele ser el del plan más chico. Conviene preguntar puntualmente:

• ¿El precio es por centro o por usuaria? Con cuatro profesionales, un precio por usuaria es cuatro veces el que figura.
• ¿Los recordatorios están incluidos o se pagan por mensaje? Es el costo oculto más habitual: se ve barato hasta que se mandan doscientos mensajes por mes.
• ¿La implementación y la carga inicial se cobran aparte?
• ¿El precio está en pesos o sigue al dólar?
• ¿Cuánto aumenta al renovar?

3. ¿Funciona bien en el celular?

No “¿tiene app?” — casi todos dicen que sí. La pregunta es si en el celular se puede hacer lo del día: ver la agenda, mover un turno, cobrar, buscar una ficha. Muchos sistemas en el teléfono son la misma pantalla de escritorio achicada, imposible de usar con una mano entre dos clientas.

Vale la pena pedir la demostración desde un celular, no desde una computadora. Es donde más se nota la diferencia y donde menos se prueba.

4. ¿Quién atiende cuando algo falla?

Y en qué idioma, en qué horario y en qué huso horario. Un sistema que responde en 24 horas hábiles no sirve un sábado a la mañana con la agenda caída.

Conviene averiguar si hay una persona identificable del otro lado o solo un formulario. En un negocio chico, esto pesa más que la mitad de las funciones.

5. ¿Está preparado para datos de salud?

Una ficha de estética tiene antecedentes médicos, contraindicaciones y fotos. Preguntas concretas:

• ¿Se puede limitar qué ve cada usuaria? Una recepcionista no necesita ver antecedentes clínicos.
• ¿Queda registro de quién vio o cambió qué?
• ¿Dónde se guardan las fotos y quién puede acceder?
• ¿Hay copia de seguridad y con qué frecuencia?

6. ¿Cuánto trabajo es empezar a usarlo?

La carga inicial es donde mueren la mayoría de las implementaciones. Conviene saber de antemano:

• ¿Se pueden importar las clientas desde un Excel, o hay que tipearlas una por una?
• ¿Cuánto tarda una persona en aprender a usarlo? Si lleva más de un par de horas, en la práctica lo va a usar una sola persona.
• ¿Se puede empezar por la agenda y sumar el resto después?

7. ¿Hace lo que necesita ESTE centro?

Un sistema pensado para peluquerías no maneja parámetros de aparatología. Uno pensado para consultorios no maneja bonos de diez sesiones. Conviene llevar a la demostración las tres cosas más específicas del centro y pedir que las muestren funcionando, no que las describan.

Si algo importante “está en el roadmap”, conviene decidir como si no fuera a existir.

Cómo probarlo en serio

Una demostración guiada muestra lo que el sistema hace bien. Para ver el resto:

1. Pedir acceso de prueba y cargar cinco clientas reales, con sus fichas.
2. Agendar una semana entera como sería de verdad, con las duraciones reales.
3. Cobrar de las cinco maneras que se cobra: efectivo, transferencia, débito, cuotas y bono.
4. Hacer todo eso desde el celular.
5. Al final, exportar los datos y ver qué sale.

Dos horas de esto dicen más que cinco demostraciones.

Resumen

1. Confirmar que los datos se pueden exportar, siempre.
2. Preguntar el precio real: por usuaria, mensajes, implementación, aumentos.
3. Probar el celular, que es donde se usa.
4. Averiguar quién atiende y cuándo.
5. Verificar permisos y registro de accesos: son datos de salud.
6. Medir el trabajo de arranque, sobre todo la importación.
7. Llevar los tres casos propios más difíciles a la demostración.