Cómo organizar la facturación a obras sociales y prepagas
Los débitos casi nunca son arbitrarios: se generan en el mostrador, semanas antes de facturar. Qué validar en el momento de la consulta y cómo reclamar lo que rechazaron.
La facturación a la seguridad social tiene una particularidad que la hace distinta de cualquier otra cobranza: se factura primero y recién después se sabe cuánto se va a cobrar. Entre la presentación y la liquidación, la entidad puede rechazar prestaciones —los débitos— y esa diferencia aparece sesenta o noventa días más tarde.
Cuando eso pasa seguido, el consultorio trabaja con un ingreso que no puede prever.
La buena noticia es que la mayoría de los débitos no son discrecionales. Se generan por errores concretos y evitables, casi siempre en el mostrador.
Los débitos se generan en la consulta, no en la facturación
Este es el cambio de enfoque que más resultado da. Cuando el error se detecta al armar la presentación, el paciente ya se fue y no hay forma de arreglarlo. Detectarlo mientras está sentado ahí cuesta dos minutos.
Lo que conviene validar en el momento:
- Que la afiliación esté vigente. Es la causa de rechazo más común y la más fácil de evitar. Un carnet no prueba vigencia: la persona pudo haber cambiado de trabajo el mes pasado.
- Que el plan cubra esa prestación. Dentro de una misma obra social los planes cubren cosas distintas.
- Que la autorización esté, si hace falta. Y que el número quede registrado junto a la prestación, no en un papel suelto.
- Que los datos del afiliado coincidan exactamente con los del padrón. Un número mal tipeado o un apellido distinto alcanza para un rechazo.
- Que la orden esté completa: firma, sello, fecha, diagnóstico.
Que el código salga de la prestación, no de la memoria
Buena parte de los débitos son de codificación: se facturó un código que no corresponde a lo que se hizo, o uno que ese plan no reconoce.
Eso mejora mucho cuando el código no se elige al facturar sino que sale de lo que se registró en la consulta. Si el profesional carga la prestación y el código viene asociado, se elimina el paso donde alguien tiene que interpretar una letra manuscrita dos semanas después.
Presentar en fecha, siempre
Cada entidad tiene su plazo de presentación, y vencido no hay reclamo posible: esa prestación se pierde entera.
Conviene tener el calendario de cierres a la vista y cerrar antes, no el último día. Las presentaciones armadas a las apuradas son las que llegan con errores, y un error en la presentación se traduce en débito.
Reclamar los débitos, siempre
Muchos consultorios chicos no reclaman porque el monto individual es bajo y el trámite es tedioso. Acumulado en un año, ese monto deja de ser bajo.
Para poder reclamar hace falta una cosa: tener el respaldo guardado y encontrable. La orden, la autorización, el registro de la prestación. Si eso está, el reclamo es un trámite; si hay que buscarlo en una caja, no se hace.
Y conviene llevar la cuenta de qué se debitó y por qué. Esa lista, mirada cada tres meses, muestra el patrón: casi siempre son dos o tres causas que se repiten, y atacarlas corta la mayor parte del problema.
Los números que hay que mirar
- Facturado, liquidado y cobrado, por entidad. Son tres cosas distintas y conviene no confundirlas.
- Porcentaje de débito por entidad. Es el que muestra si una obra social en particular se volvió problemática.
- Días entre presentación y cobro, por entidad. Define el capital de trabajo que el consultorio necesita.
- Cuánto de lo debitado se recuperó. Si es cero, no se está reclamando.
Ese cuadro, por entidad y por mes, es lo que permite tomar la decisión de fondo: seguir trabajando con un convenio o dejarlo. Sin esos números, esa decisión se toma por sensación.
La parte que no se ve
Un consultorio que factura bien pero cobra a noventa días necesita financiar tres meses de sueldos, alquiler e insumos. Eso no es un problema de facturación, es de caja — pero se resuelve con los mismos datos: sabiendo cuánto va a entrar y cuándo.
Resumen
- Validar afiliación, cobertura y autorización en la consulta.
- Que el código salga de la prestación registrada, no de la interpretación posterior.
- Cerrar y presentar antes del plazo, nunca el último día.
- Guardar el respaldo de forma que se pueda encontrar.
- Reclamar todos los débitos y anotar la causa de cada uno.
- Medir facturado, liquidado y cobrado por entidad, y los días de cobro.