Cómo controlar el stock de una farmacia sin quedarte sin lo que más sale

En una farmacia hay dos errores de stock y cuestan distinto.

Comprar de más se ve: la plata está en el estante y el vencimiento avisa. Es molesto pero visible.

Quedarse sin no se ve en ningún lado. El cliente pregunta, no está, se va a la farmacia de la otra cuadra — y muchas veces se lleva ahí también las otras tres cosas que iba a comprar. Esa venta no aparece en ningún informe, porque nunca existió.

Por eso el control de stock en farmacia se trata sobre todo de lo segundo.

Registrar lo que no se pudo vender

Es la medida de mayor impacto y la que casi nadie toma. Cuando alguien pide algo que no hay, anotarlo: qué producto y qué día.

Con dos semanas de eso ya aparece un cuadro claro: qué se está pidiendo y no está, con qué frecuencia, y cuánta venta se está yendo. Sin ese registro, la compra se hace sobre lo que se vendió — que por definición excluye lo que faltaba.

Es un dato que ninguna herramienta puede calcular sola: tiene que anotarlo quien está en el mostrador.

No todos los productos merecen el mismo cuidado

Con un criterio simple alcanza para ordenar la compra:

Lo que no puede faltar nunca. Alta rotación, o crónicos que la gente retira todos los meses. Un faltante acá no es solo una venta perdida: es un paciente que se va a atender a otro lado de forma permanente.

Lo de rotación media. Se maneja con punto de reposición y se revisa semanalmente.

Lo de baja rotación. Una o dos unidades, y se pide contra pedido. Es donde se genera casi todo el vencimiento.

Los crónicos merecen una mención aparte: son previsibles. Si alguien retira lo mismo el día 5 de cada mes, eso se puede anticipar — tanto para tener el stock como para avisarle.

Cuándo pedir

Dos números por producto, igual que en cualquier depósito:

• Punto de reposición: lo que se vende durante el tiempo que tarda la droguería, más un margen. Con entrega diaria el margen puede ser chico; con entrega semanal tiene que ser bastante mayor.
• Cuánto pedir: lo que cubre hasta la próxima compra, sin pasarse.

Cuando la farmacia trabaja con varias droguerías conviene distinguirlas: no todas entregan con la misma velocidad ni tienen la misma disponibilidad.

Por qué el stock del sistema deja de coincidir

Y cómo se corrige cada caso:

• Venta sin descontar, casi siempre por error de carga o venta manual.
• Devoluciones al droguero no registradas.
• Roturas y vencidos que se descartaron sin darles salida.
• Diferencias de presentación: la caja por 30 y la caja por 60 cargadas como el mismo producto.

Un conteo completo dos veces al año, más un conteo rotativo semanal de los productos de más movimiento, mantiene el número creíble. Y eso importa mucho: un stock en el que nadie confía deja de usarse para comprar, y se vuelve a comprar mirando el estante.

El faltante del proveedor

Hay casos donde el problema no es la farmacia: el producto no está disponible en el mercado. Ahí lo que se puede hacer es distinto pero igual de valioso:

• Tener identificadas las alternativas equivalentes para poder ofrecerlas.
• Avisarle al cliente cuando llega, si dejó su contacto. Recupera la venta y deja una impresión difícil de igualar.

Qué mirar

• Cuántos pedidos no se pudieron atender en el mes. El número que casi nadie tiene.
• Cuánto stock hay en meses de venta, no en unidades ni en plata.
• Qué porcentaje del inventario no se movió en seis meses.
• Diferencia entre conteo y sistema, por muestreo.

Resumen

1. Anotar lo que se pidió y no había: es el dato que no existe en ningún informe.
2. Clasificar por rotación y tratar aparte a los crónicos, que son previsibles.
3. Punto de reposición según la velocidad de cada droguería.
4. Conteo rotativo semanal de lo que más se mueve.
5. Tener identificadas las alternativas cuando el faltante es del mercado.
6. Avisar al cliente cuando llega lo que pidió.