Cómo controlar el stock de productos e insumos de un centro de estética

En un centro de estética el insumo suele ser el segundo costo después del personal, y casi siempre el menos controlado. Se compra cuando se ve que falta, se guarda donde entra, y nadie sabe con precisión cuánto rinde cada envase.

Eso tiene dos consecuencias que aparecen juntas: el precio de los tratamientos está mal calculado —porque el costo de insumo es una estimación— y se compra de más de lo que no sale y se quedan sin lo que sí.

Empezar por el rendimiento

Es el dato que ordena todo lo demás y el que casi nunca está: cuántas sesiones salen de cada envase.

Se mide una vez, en uso real: se abre un envase, se anota, y se cuenta cuántas sesiones se hicieron hasta terminarlo. Con eso se obtienen dos cosas de golpe:

• El costo de insumo por sesión, que es lo que hace falta para poner el precio.
• El consumo esperado, que es lo que permite saber cuándo pedir.

Casi siempre el rendimiento real es menor al que dice el proveedor, porque las porciones que se usan en la práctica son más generosas que las teóricas.

Cuánto tener de cada cosa

Con dos números por producto alcanza:

• Punto de pedido: lo que se consume durante el tiempo que tarda el proveedor, más un margen. Si se usan cuatro por mes y la entrega tarda dos semanas, hay que pedir cuando quedan tres.
• Cuánto pedir: lo que cubre hasta la próxima compra.

Y conviene distinguir tres grupos, porque no todo merece el mismo cuidado:

• Lo crítico: sin eso no se puede trabajar. Nunca puede faltar.
• Lo sustituible: si falta, se usa otro. Se maneja con menos margen.
• Lo de baja rotación: se compra contra necesidad. Es donde se vencen las cosas.

Por qué el stock nunca coincide

Cuatro causas, y cada una se corrige distinto:

El consumo no se descuenta. Es la principal. La profesional usa el producto y sigue trabajando. La única forma que funciona es que el descuento salga del turno: si el tratamiento tiene su consumo definido, al registrar la sesión el stock baja solo.

La venta de producto al público no se descuenta, o se descuenta del lugar equivocado. El producto que se usa en cabina y el que se vende suelen ser el mismo y conviene distinguir los dos movimientos.

El envase que se rompe o se vence y se descarta sin registrar.

El producto que se lleva alguien para probar, para una capacitación, para uso propio. No hace falta prohibirlo: hace falta anotarlo.

Los vencimientos

Los cosméticos y los productos profesionales vencen, y además muchos tienen una vida útil corta después de abiertos que no coincide con la fecha del envase.

Dos prácticas que resuelven casi todo:

• Anotar la fecha de apertura en el envase, no solo mirar el vencimiento impreso.
• Usar primero lo que vence antes. Al guardar la compra nueva, va atrás. Es la regla que más se saltea porque lo natural es poner lo último adelante.

La compra

Acá se genera casi todo el problema:

• La bonificación por volumen de un producto que sale una vez por mes. La cuenta correcta es en meses de consumo, no en descuento.
• La compra por promoción de un producto nuevo que todavía no tiene demanda. Conviene probar con lo mínimo.
• Comprar mirando el estante en vez del consumo. Es lo que hace que sobre de un producto y falte del otro al mismo tiempo.

Qué mirar por mes

• Costo de insumo como porcentaje de lo facturado. Es el número que avisa temprano cuando algo se desacomodó, sin necesidad de contar nada.
• Cuánto stock hay en meses de consumo, no en unidades ni en plata.
• Cuánto se perdió por vencimiento o rotura.
• Diferencia entre el conteo y el sistema, por muestreo, en los productos de más movimiento.

Resumen

1. Medir el rendimiento real de cada envase: cuántas sesiones salen.
2. Punto de pedido y cantidad, distinguiendo crítico, sustituible y baja rotación.
3. Que el consumo se descuente del turno, no de una carga aparte.
4. Registrar roturas, vencidos y lo que se lleva alguien.
5. Anotar la fecha de apertura y usar primero lo que vence antes.
6. Calcular las bonificaciones en meses de consumo.
7. Seguir el costo de insumo como porcentaje de la facturación.