Cómo organizar la trazabilidad de muestras en un laboratorio

En un laboratorio de análisis clínicos, el error más grave no es un valor mal medido: es un resultado correcto asignado al paciente equivocado. El equipo funcionó bien, el técnico trabajó bien, y aun así el informe está mal.

Casi todos esos errores ocurren en dos momentos: la identificación de la muestra al tomarla y el fraccionamiento, cuando de un tubo salen varias alícuotas para distintas secciones.

La identificación empieza en la toma, no después

La regla es que el rótulo se coloca frente al paciente, en el momento de la extracción, nunca antes ni después.

• Rotular tubos antes de la extracción crea el escenario donde un tubo preparado se usa con otro paciente.
• Rotular después, “cuando termine la ronda”, crea el escenario donde dos tubos sin rótulo quedan juntos en la gradilla.

Y la identidad se confirma preguntándole a la persona, no leyendo lo que dice la orden. Pedir nombre completo y documento y compararlo con lo registrado es lo que detecta la confusión entre dos pacientes con apellidos parecidos.

Un identificador único por muestra

Cada muestra necesita un código propio que la acompañe todo el recorrido, distinto del nombre del paciente. El nombre se repite, se escribe distinto y no distingue entre dos extracciones de la misma persona en días diferentes.

Ese identificador —idealmente en código de barras, para que no dependa de tipear— tiene que estar en el tubo primario y en cada alícuota que salga de él. El fraccionamiento sin trazabilidad es donde se rompe la cadena: si la alícuota no dice de qué tubo vino, el resultado no se puede vincular con certeza.

Qué registrar en cada paso

Para que la trazabilidad sirva, cada muestra debería poder responder:

• Quién la tomó y cuándo.
• En qué condiciones se conservó y transportó, si viajó desde una sede o un domicilio.
• Cuándo llegó al laboratorio y quién la recibió.
• Si se aceptó o se rechazó, y por qué motivo.
• Qué determinaciones se le hicieron, en qué equipo y quién las validó.
• Cuándo se informó el resultado.

Con eso, ante cualquier duda, se puede reconstruir el recorrido completo. Sin eso, la respuesta a un reclamo es una reconstrucción de memoria.

Los criterios de rechazo, escritos

Una muestra hemolizada, coagulada, insuficiente, mal conservada o mal identificada no debe procesarse. Parece evidente y en la práctica se procesa igual, por no hacer volver al paciente.

Conviene tener los criterios escritos y aplicarlos siempre, porque la alternativa es peor: un resultado poco confiable que nadie sabe que lo es.

Y el rechazo tiene que quedar registrado con su motivo. Esa lista, mirada cada mes, muestra dónde está el problema: casi siempre es una sede, un horario o un procedimiento de toma en particular.

La validación antes de informar

Antes de que un resultado salga conviene que pase por dos controles automáticos, además del criterio profesional:

• Valores fuera de rango crítico, que exigen aviso inmediato y no pueden quedar esperando a que alguien lea el informe.
• Comparación con resultados anteriores del mismo paciente. Un valor que cambió muchísimo respecto del estudio previo puede ser real o puede ser una muestra intercambiada. Vale la pena que salte.

Ese segundo control es el que atrapa los errores de identificación que sobrevivieron a todo lo anterior.

La entrega del informe

• Que el paciente lo retire sin intermediarios, con una clave propia, reduce el riesgo de entregar el sobre equivocado en el mostrador.
• Que el profesional que lo solicitó lo reciba sin que el paciente sea el cartero.
• Que quede registro de cuándo se entregó y a quién.

Qué medir

• Porcentaje de muestras rechazadas, por sede y por motivo.
• Tiempo desde la toma hasta el informe, por tipo de estudio.
• Cuántos estudios se repitieron y por qué.
• Cuántos valores críticos se informaron y en cuánto tiempo.

Resumen

1. Rotular frente al paciente, en el momento de la extracción.
2. Confirmar la identidad preguntando, no leyendo la orden.
3. Un identificador único por muestra, presente en cada alícuota.
4. Registrar toda la cadena: toma, transporte, recepción, proceso, informe.
5. Criterios de rechazo escritos y aplicados, con el motivo registrado.
6. Controles automáticos de valor crítico y de variación contra el histórico.
7. Entrega con registro de a quién y cuándo.